Las finanzas de tu agencia, cliente por cliente

Esperado vs cobrado

La pregunta que más se hace el dueño de una agencia a fin de mes es simple: ¿me pagaron todos lo que tenían que pagarme? Responderla con una planilla significa cruzar a mano los servicios contratados con las transferencias que entraron.

En contentBoard, esa comparación está armada. Cada cliente tiene sus servicios y contratos, y de ahí sale cuánto se espera de él por mes. La pestaña de pendientes muestra, para el mes elegido, los clientes con servicios recurrentes que todavía no cubrieron lo esperado: cuánto se esperaba, cuánto se cobró y cuánto falta, con un acceso directo para registrar el pago cuando llega.

• Estados de cobro. pendiente, parcial o pagado, con fecha de vencimiento y método de pago.
• Filtros rápidos. este mes, por cobrar, vencidos, sin factura y facturados sin adjunto.
• Cobros parciales. registrás lo que entró y ves cuánto resta, sin crear un movimiento aparte.
• Seña desde la propuesta. al convertir un lead en cliente, podés cargar el adelanto como ingreso pendiente.

Si lo que te desvela es la cobranza, leé cómo hacer el seguimiento de pagos pendientes de clientes.

Multi-divisa

Una agencia argentina que cobra a clientes locales en pesos y a clientes del exterior en dólares tiene dos contabilidades en una. Sumarlas con un tipo de cambio inventado da un número que no existe en ninguna cuenta.

Por eso la contabilidad de contentBoard es multi-divisa de verdad: elegís las monedas que usa tu agencia (hay trece disponibles, entre ellas ARS, USD, EUR, BRL, CLP, UYU, COP, PEN y MXN), cada movimiento se registra en la suya y el dashboard te deja cambiar de moneda para ver sus totales. Los KPIs —saldo disponible, ingresos, egresos y por cobrar— se calculan por moneda y no se mezclan.

Para el lado operativo de cobrar afuera, mirá cómo cobrar a clientes internacionales.

Comprobantes, recibos y presupuestos

Hay tres documentos distintos y conviene no mezclarlos. El presupuesto es lo que le mandás antes de empezar, y se arma en la sección Presupuestos con link o PDF. El recibo se genera desde la sección Servicios, ligado a los contratos de cada cliente. El comprobante es el documento de cada movimiento de la contabilidad, con numeración correlativa y tu marca, que se genera como PDF y se puede mandar por mail o compartir con un link.

Lo que no hacemos es emitir la factura fiscal. Esa la emitís vos desde ARCA o tu sistema. En el movimiento marcás que ya la facturaste, anotás número y tipo (A, B, C, E, nota de crédito), y adjuntás el archivo, que queda en un almacenamiento privado y viaja con el mail del comprobante. También registrás la condición frente al IVA y el CUIT, CUIL o DNI del cliente para tenerlos a mano.

Cada movimiento guarda además su historial: quién lo creó, quién lo editó y qué cambió. Para el cierre de mes, el filtro "sin factura" te muestra los ingresos que todavía no tienen comprobante fiscal, y el filtro "facturado sin adjunto" los que marcaste pero a los que les falta subir el archivo.

Qué cliente te deja más (y qué no mide la herramienta)

El dashboard muestra, para el período que elijas (este mes, el mes pasado, tres o doce meses), el saldo disponible, los ingresos, los egresos y lo por cobrar, un gráfico de ingresos contra egresos de los últimos doce meses, los clientes que más facturaron y a qué categorías se va la plata: sueldos, freelancers, ads, herramientas, impuestos, alquiler y otras. Al cargar un gasto, la plataforma sugiere la categoría según lo que escribís, y vos decidís si la aceptás.

Para pensar la rentabilidad, Servicios suma una calculadora de precios con tus costos y horas por tipo de entregable, para saber cuánto cobrar y con qué margen. El tiempo de trabajo lo podés registrar por tarea en los tableros.

Para el marco completo de ordenar la plata de una agencia, está la guía de contabilidad para agencias de marketing, y para decidir cómo cobrar, retainer vs proyecto.