CRM para agencias: clientes, propuestas y reuniones en un lugar

Ficha de cliente

En una agencia, el "CRM" suele ser una planilla de contactos, un Drive con carpetas y la memoria de quien atendió al cliente. Cuando esa persona se va o se enferma, el cliente queda a oscuras. La ficha de cliente de contentBoard junta en un solo lugar lo que hay que saber de una marca para trabajar con ella.

• Información. nombre de la marca, la persona de contacto y su cargo, direcciones, links y datos de la cuenta.
• Marca. logo, colores, tipografías, mood board y estilo de música, para que cualquiera del equipo produzca con el tono correcto.
• Calendario y redes. el calendario del cliente y sus cuentas conectadas, con publicación y métricas, sin salir de la ficha.
• Tableros y documentos. las tareas del cliente y los documentos de trabajo, como briefs o estrategias.
• Ideas y Drive. el banco de referencias que el equipo guarda desde el celular y la carpeta de Drive del cliente.

Para ordenar lo que va en esa ficha desde el primer día, mirá cómo hacer el onboarding de un cliente nuevo y la guía de gestión de clientes de una agencia.

Presupuestos y propuestas

La sección Presupuestos cubre el camino entre "alguien me escribió" y "ya es cliente". Cargás un lead con los datos mínimos; si tiene Instagram, la plataforma trae foto, bio, seguidores y, cuando están, mail, teléfono y rubro. Después le hacés seguimiento en un tablero con estados fijos: Nuevo, Contactado, Propuesta enviada, Negociación, Ganado y Perdido. Cada lead tiene sus notas, un valor estimado, el motivo cuando se pierde y una línea de tiempo con lo que fue pasando.

Armar la propuesta es lo que más tiempo suele llevar y acá se hace en minutos: elegís los servicios de tu catálogo (o los cargás a mano), sumás un adelanto si querés, mostrás casos de tu trabajo, tus condiciones y las preguntas frecuentes. Se comparte como una página con tu marca, o como PDF, y hay tres diseños para elegir. Podés duplicar propuestas anteriores para no empezar de cero.

• Aceptación online. el cliente acepta con su nombre y se registra la fecha y hora. Te llega el aviso por mail.
• Seguimiento de vistas. ves si la propuesta fue abierta, sin contar las visitas de tu propia agencia.
• Vencimiento. una propuesta vencida deja de poder aceptarse.
• Convertir en cliente. con un clic el lead pasa a cliente, sin duplicar si ya existía, y podés crear los contratos desde lo cotizado y cargar la seña en Contabilidad.

Para el contenido de la propuesta, la guía de cómo armar una propuesta para un cliente de redes.

Reservas y reuniones

Coordinar una reunión por chat suele llevar un ida y vuelta de mensajes que nadie quiere tener. Con las reservas armás tus links con tus horarios disponibles, con excepciones para feriados o vacaciones, y compartís la página pública. La otra persona elige el horario que le sirve; le llega la confirmación y un link para cancelar o reagendar sin escribirte.

Si conectás Google Calendar, la reunión queda en tu agenda con un link de Meet generado automáticamente. Las reservas son una función de gestión: están disponibles desde el plan Estudio.

Para sacarle jugo a las reuniones, leé cómo organizar reuniones con clientes.

Seguimiento de cada cuenta

Una vez que el lead es cliente, lo que cuenta es cómo va la cuenta. Servicios guarda tu catálogo, los contratos activos de cada cliente y los recibos, y calcula una proyección de lo que debería ingresar. Contabilidad muestra qué cobraste y qué falta. Los tableros guardan las tareas de cada marca, el calendario muestra qué sale esta semana y la pantalla de inicio junta lo pendiente de cada persona del equipo.

Así el estado de una cuenta no depende de preguntarle a alguien. Se ve en el calendario si hay piezas atrasadas o esperando al cliente, en las tareas qué está trabado y en Contabilidad qué pagos están pendientes.

Si querés ver el lado de los cobros, está en finanzas para agencias.

Por qué no un CRM genérico

Un CRM genérico sirve para vender, pero se queda en la puerta cuando el cliente firma. Lo que pasa después —calendario, aprobaciones, publicación, cobro— vive en otras herramientas, y la información se copia a mano de una a otra. En contentBoard, el mismo cliente que cargaste como lead es el que tiene calendario, tableros, contratos y movimientos de plata, así que no hay nada que migrar entre sistemas.

La contracara es honesta: no tenemos automatizaciones de ventas, secuencias de mails ni un pipeline configurable por etapas propias. Si tu agencia vende con un equipo comercial grande, un CRM especializado te va a dar más herramientas de venta. Si tu agencia es chica o mediana y el cuello de botella es operar a los clientes que ya tenés, lo que necesitás está acá.